Reisekosten: Steuertipps für Geschäftsreisende

Diesen sehr verständlich geschriebenen Artikel zu Spesen und Reisekosten fand ich bei Anwalt.de:

Die Aufwendungen für beruflich oder betrieblich veranlasste Geschäftsreisen können als Werbungskosten oder Betriebsausgaben beim Finanzamt geltend gemacht werden. Bei den Verpflegungs- und Übernachtungskosten haben sich wichtige Änderungen ergeben, etwa bei gemischt veranlassten Reisen, bei den Pauschalbeträgen für Auslandsreisen und wegen der neuen Umsatzsteuer für Hotelübernachtungen. Die Redaktion von anwalt.de informiert Selbständige, Arbeitnehmer und Arbeitgeber über den aktuellen Stand.

Mit der Senkung der Mehrwertsteuer für Hotelübernachtungen hat der Gesetzgeber Geschäftsreisenden ein Frühstücksei gelegt.Steuerliche Geltendmachung von Reisekosten

Zu den geschäftlichen Reisekosten, die beim Fiskus geltend gemacht werden können, zählen grundsätzlich Verpflegungsmehraufwendungen, Reisenebenkosten, Übernachtungskosten und auch die Fahrtkosten (Lohnsteuerrichtlinien 2008). Die Steuervergünstigung besteht für alle Reisekosten im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit, die bei einer Auswärtstätigkeit anfallen. Selbständige und Unternehmer können ihre Ausgaben für Geschäftsreisen als Betriebskosten beim Finanzamt einreichen. Arbeitnehmer können Reisekosten, die auf einer beruflich veranlassten Auswärtigkeitstätigkeit entstehen, sofern sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, als Werbungskosten mit entsprechenden Einzelnachweisen geltend machen.

Zum 1. Januar 2008 wurde die Differenzierung zwischen Fahrtätigkeit, Dienstreise und Einsatzwechseltätigkeit abgeschafft, so dass jetzt allein das Kriterium „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" vorliegen muss. Das ist der Fall, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig ist. Als Arbeitsstätte ist ein Betrieb des Arbeitgebers anzusehen, wenn der Arbeitnehmer sie im Jahresdurchschnitt mindestens an einem Tag in der Woche aufsucht.

Hinweis: Keine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn die Arbeitsleistung ausschließlich an wechselnden Einsatzorten erbracht wird. Denn dies begründet wegen der wöchentlichen Fahrten zum Arbeitgeber gleichzeitig eine regelmäßige Arbeitstätte. Diese Fahrten sind dann steuerrechtlich entsprechend als Arbeitsweg wie von Wohnung zur Arbeitstätte und zurück zu behandeln (Pendlerpauschale). Keine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber ist ebenfalls bei Außendienstlern möglich, die beispielsweise einmal in der Woche in die Firma fahren um z.B. Bürotätigkeiten zu erledigen.

Aus- und Fortbildungen sind steuerrechtlich wie Auswärtstätigkeiten zu behandeln, wenn sie vorübergehend außerhalb der Arbeitsstätte stattfinden. Die diesbezüglich vormals bestehende 3-Monats-Frist ist entfallen, so dass damit zusammenhängende Fahrt- und Verpflegungskosten jetzt vermehrt als Reisekosten geltend gemacht werden können.

Neue Rechtsprechung für gemischte Aufwendungen

Für Geschäftsreisende ist ein wichtiges Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) zu den sog. gemischt veranlassten Reisen interessant, mit dem der BFH seine Rechtsprechung geändert und den Raum für die steuerliche Geltendmachung der Reisekosten erweitert hat.

Nach seiner Ansicht kann aus § 12 Nr. 1 S. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) nun kein generelles Aufteilungsverbot mehr für gemischt veranlasste Aufwendungen entnommen werden (Beschluss v. 21.09.2009, Az.: GrS 1/06). Damit können die Kosten für die beruflichen Reiseanteile häufiger als bisher als Betriebsausgaben oder Werbungskosten beim Fiskus geltend gemacht werden.
Gemischt veranlasste Reisekosten können in abziehbare und nicht abziehbare Aufwendungen eingeteilt werden. Die beruflichen (betrieblichen) Zeitanteile sind als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abzugsfähig, die private Zeit dagegen nicht. Vorausgesetzt wird, dass die Reisezeit anteilig geteilt werden kann, die beruflich genutzte Reisezeit fest steht und nicht nur von untergeordneter Bedeutung ist. Je nach Gewicht der jeweiligen Anteile kann es jedoch im Einzelfall erforderlich sein, von einer Aufteilung abzusehen oder für sie einen anderen Maßstab anzulegen. Eine Trennung ist zum Beispiel nicht möglich, wenn objektivierbare Kriterien fehlen, weil berufliche und private Veranlassungsbeiträge ineinander greifen.

Hinweis: Dieser Beschluss des BFH kann auch für die Beurteilung anderer gemischter Aufwendungen Folgen haben. Hiervon ausgenommen sind unverzichtbare Aufwendungen für die Lebensführung, die durch die Berücksichtigung des steuerlichen Existenzminimums bereits pauschal abgegolten oder als außergewöhnliche Belastungen und Sonderausgaben abzugsfähig sind.

Kostenerstattung bei Inlandsreisen

In der Regel müssen die tatsächlichen Übernachtungskosten durch Einzelnachweis beim Finanzamt geltend gemacht werden. Der Beleg muss den Namen und die Anschrift des Hotels, den Namen des Übernachtenden und die Übernachtungstage enthalten. Ausnahmsweise kann der Arbeitgeber die Übernachtungskosten auch über einen Pauschalbetrag in Höhe von 20,- Euro steuerfrei erstatten. Achtung: Selbständige und Arbeitnehmer können bei Inlandsreisen dagegen für die Übernachtung den Pauschbetrag nicht ansetzen. Für den Werbungskostenabzug bei Dienstreisen und beim Betriebskostenabzug für Unternehmer gelten diese Pauschalbeträge seit 1. Januar 2008 nicht mehr, hier müssen stets die tatsächlichen Übernachtungskosten durch Einzelnachweis beim Finanzamt belegen werden.

Gemäß § 4 Absatz 5 Nr. 5 EStG können Mehraufwendungen als Pauschbeträge lohnsteuerfrei erstattet werden. Darüber hinaus können auch Selbständige und Arbeitnehmer, die keine Erstattung durch ihren Arbeitgeber erhalten, die Verpflegungspauschalen beim Fiskus geltend machen. Der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen hängt von der Dauer der Abwesenheit von Wohnung und Arbeitsstätte ab:

Übersicht: Verpflegungspauschalen pro Kalendertag (Inlandsreisen)

Abwesenheitsdauer Betrag
24 Stunden 24 €
Weniger als 24 und mindestens bis zu 14 Stunden 12 €
Weniger als 14 und mindestens mehr als 8 Stunden 6 €

Achtung: Die Verpflegungsmehraufwendungen sind steuerrechtlich strikt von Arbeitsessen und Bewirtungskosten zu trennen.

Reisenebenkosten können weiterhin durch den Arbeitgeber steuerfrei durch Glaubhaftmachung oder Nachweis erstattet werden, sofern die Belege zum Lohnkonto aufbewahrt werden. Vorsicht: Nicht erstattungsfähig sind Bußgelder, Verwarnungsgelder und zusätzlicher Krankenversicherungsschutz. Sie und auch andere mittelbare Reisekosten gelten als Arbeitslohn und können vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn sie nicht durch den Arbeitgeber erstattet werden.

Hinweis: Für Verpflegungsaufwendungen stellen diese Pauschalbeträge gleichzeitig die steuerrechtliche Höchstgrenze dar, so dass die Geltendmachung einer über den jeweiligen Pauschalbetrag hinausgehenden Summe nicht möglich ist, sogar bei nachgewiesenen höheren Kosten. Anders bei den Übernachtungskosten: Hier können die Kosten entweder als Pauschalbetrag ohne Einzelnachweis bei der Arbeitgebererstattung oder durch einen entsprechenden Einzelnachweis auch höhere Kosten für die Übernachtung geltend gemacht werden.

Neue Pauschalbeträge für Auslandsreisen

Seit dem 1. Januar 2010 gelten für Reisen ins Ausland neue Pauschalbeträge bei Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten. Die Übernachtungspauschbeträge gelten wiederum nur für die Arbeitgebererstattung. In den anderen Fällen müssen die Kosten wieder separat belegt werden.

Diese pauschalen Auslandstagegelder und Auslandsübernachtungsgelder bestimmen sich folgendermaßen: Bei Dienst- oder Geschäftsreisen vom Inland ins Ausland ist der Ort ausschlaggebend, den der Steuerpflichtige vor 24.00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Für Rückreisetage vom Ausland ins Inland und für eintägige Auslandsreisen ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland entscheidend.

Mit Wirkung für alle Reisetage ab dem 1. Januar 2010 wurden beispielsweise die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Reisen nach Finnland, Norwegen, Kanada, Australien, Südafrika, Slowakei und in einige afrikanische und asiatische Länder geändert (BMF, Schreiben v. 17.12.2009, Gz.: IV C - S 2353/08/10006 mit vollständiger Tabelle). Für Reisen noch im Jahr 2009 gelten weiter die alten Pauschbeträge (BStBl 2008 I S. 1077).

Auswirkungen der Umsatzsteuerreform für Hotelübernachtungen

Mit dem Wachstumsbeschleunigungsgesetz wurde die Umsatzsteuer für Hotelübernachtungen von 19% auf 7% gesenkt (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Das hat Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug für Geschäftsreisende. Geben die Hotels die Steuersenkung nicht an ihre Gäste weiter, so erhöht sich der finanzielle Aufwand von den Geschäftsreisenden. Das verdeutlicht dieses Beispiel.

Bestimmte Zusatzleistungen der Hotelbetriebe sind von der Steuersenkung ausgenommen. So bleibt es bei dem Regelsteuersatz für Frühstück und andere Leistungen, z.B. Getränke aus der Minibar, Parkplätze, Stellen von Tagungsräumen, Internet-Zugang, TV, Kinderbetreuung, Wellness- und Fitnessangebote. Daher müssen nun die Frühstückskosten gesondert auf der Hotelrechnung ausgewiesen werden. Bei den Betriebsausgaben kann die Pauschale von 4,80 Euro nicht mehr vom Rechnungsbetrag abgezogen werden, so dass z.B. der Arbeitgeber nur noch die tatsächlichen Übernachtungskosten steuerfrei erstattet.

Beispiel: Bei einer Rechnung mit „Übernachtung inklusive Frühstück" konnten bis 2009 pauschal fürs Frühstück als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe 4,80 Euro abgezogen werden, auch wenn die Kosten tatsächlich höher waren. Da der Hotelier jetzt die Frühstückskosten separat in der Rechnung angeben muss, sind die tatsächlichen Kosten für das Frühstück, also z.B. 10,- Euro, abzuziehen, so dass nur noch die Übernachtungskosten und die Verpflegungspauschale als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Liegen die Frühstückskosten also über dem Betrag von 4,80 Euro, so vermindert sich entsprechend der Betrag, der vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet wird.

Diese Nachteile durch die gesonderte Ausweisung der Frühstückskosten können umgangen werden, wenn der Hotelier in den Fällen, in denen das Frühstück im Übernachtungspreis veranschlagt ist oder kostenlos angeboten wird, in Anlehnung an die Lohnsteuer einen Betrag von 4,80 Euro brutto ansetzt. So wirkt sich die Neuregelung nicht aus und alles bleibt beim Alten. Eine weitere Möglichkeit besteht, wenn der Arbeitgeber die Mahlzeit bereits vor Reisebeginn mitbestellt. Hier kann der Sachbezugswert von 1,57 Euro angesetzt und dann entweder gesondert als Lohnsteuer oder über die Reisespesen abgerechnet werden.

Hinweis: Werden vom Arbeitgeber für die Verpflegung höhere Beträge als die Verpflegungspauschale erstattet, sind die vom Arbeitgeber erstatteten Kosten Arbeitslohn und unterliegen der Steuer- und Sozialversicherungspflicht.

Ist bei Geschäftsreisen im Ausland das Frühstück nicht im Rechnungspreis enthalten, kann der Reisende auf der Quittung vermerken, dass in den Übernachtungskosten kein Frühstück enthalten ist. So können die Verpflegungspauschale und die tatsächlichen Übernachtungskosten vollständig beim Finanzamt geltend gemacht werden.